Tietosuojaseloste

Päivitetty 7.5.2024

Käsittelemme henkilötietojasi ainoastaan tietosuoja-asetuksen ja muun soveltuvan lainsäädännön puitteissa ja kunnioitamme oikeuttasi yksityisyyteen.

Tämän tietosuojaselosteen tarkoituksena on kertoa sinulle mitä henkilötietojasi Asianajotoimisto Susiluoto Oy (”Susiluoto” tai ”Me”) käsittelee ja missä tarkoituksessa sekä millä tavalla niitä käsitellään sekä kertoa sinulle omista oikeuksistasi koskien käsittelemiämme henkilötietojasi.

Tämä tietosuojaseloste soveltuu sinuun, mikäli olet asiakas- tai toimeksiantosuhteessa meihin, olet vierailija verkkosivuillamme tai olet hakenut meille harjoitteluun tai töihin.

1. Kuka on rekisterinpitäjä?

Asianajotoimisto Susiluoto Oy (2033897-3)

Uudenmaankatu 16 A, 00120 Helsinki

Yhteyshenkilö tietosuojaa koskevissa asioissa

Mari Lampenius

09-6869110, info@susiluoto.com

2. Kenen henkilötietoja käsittelemme?

Tämä tietosuojaseloste soveltuu sinuun, jos kuulut johonkin seuraavista rekisteröityjen ryhmistä.

asiakkaamme tai yritysasiakkaamme edustaja, hallituksen jäsen, omistaja tai työntekijä (”Asiakas”),
olet hakenut meille työntekijäksi tai harjoittelijaksi (myöhemmin ”Työnhakija”),
asianajoalalla työskentelevä henkilö, oikeustieteen opiskelija tai muu yhteistyökumppani (”Sidosryhmäläinen”).

Kerromme tämän tietosuojaselosteen kohdassa 6. ryhmäkohtaisesti, miten käsittelemme juuri sinun henkilötietojasi.

3. Kuinka kauan henkilötietoja säilytetään?

Käsittelemme henkilötietojasi vain niin kauan kuin se on tarpeen toimintamme ja lakiin perustuvien velvoitteidemme vuoksi.

Henkilötietojen säilytysajat vaihtelevat käyttötarkoituksen mukaan ja löydät juuri sinua koskevat säilytysajat tietosuojaselosteen kohdasta 6 oman ryhmäsi kohdalta.

4. Miten olemme suojanneet henkilötietosi?

Sähköisessä muodossa olevat henkilötiedot on suojattu toimialalla yleisesti hyväksyttävin ja kohtuullisin teknisin keinoin kuten palomuurein ja salasanoin. Muut kuin sähköisessä muodossa olevat rekisterin henkilötietoja sisältävät aineistot sijaitsevat lukituissa tiloissa, joihin asiattomilta on pääsy estetty.

Ainoastaan Rekisterinpitäjällä tai sen lukuun toimivalla Asianajotoimisto Susiluoto Oy:n henkilökuntaan kuuluvalla tai Rekisterinpitäjän toimeksiannosta toimivalla palveluntarjoajalla on pääsy rekisterissä käsiteltäviin henkilötietoihin Asianajotoimisto Susiluoto Oy:n myöntämien käyttöoikeuksien mukaisesti. Edellytämme myös palveluntarjoajiamme tekemään asianmukaiset toimenpiteet henkilötietojen luottamuksellisuuden ja turvallisuuden suojaamiseksi.

Asianajotoimisto Susiluoto Oy huomioi siihen sovellettavan lainsäädännön ja viranomaisten määräykset ja toimialajärjestöjen ohjeet henkilötietojen luottamuksellisen käsittelyn varmistamisesta.

5. Mitkä ovat sinun oikeutesi henkilötietojen käsittelyyn liittyen?

Sinulla on oikeus tarkistaa, mitä sinua koskevia tietoja on talletettu. Tämä pyyntö voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Oikeuden käyttö on lähtökohtaisesti maksutonta.

Sinulla on oikeus pyytää oikaisemaan sinua koskeva virheellinen tieto. Lisäksi sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää poistamaan sinua koskevat tiedot tai pyytää käsittelyn rajoittamista laissa säädetyin perustein.

Sinulla on oikeus vastustaa sinuun kohdistuvia käsittelytoimia erityisen henkilökohtaisen tilanteesi perusteella, kun käsittelemme henkilötietojasi oikeutetun edun perusteella. Voit olla yhteydessä meihin osoitteessa info@susiluoto.com, jos haluat vastustaa tietojesi käsittelyä. Sinun tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustat käsittelyä, ellei alla sinun rekisteröityjen ryhmääsi koskien, muuta ole todettu.

Siltä osin, kun olet toimittanut itse meille tietoja ja niitä käsitellään suostumuksesi tai sopimuksesi perusteella, sinulla on pääsääntöisesti oikeus saada tällaiset tiedot koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Mikäli sinulla on kysymyksiä liittyen henkilötietojesi käsittelyyn, pyydämme sinua olemaan yhteydessä meihin osoitteessa info@susiluoto.com.

Mikäli katsot, että emme ole noudattaneet toiminnassamme soveltuvaa tietosuojasääntelyä, sinulla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle.

Toimivaltainen valvontaviranomainen asiakkaan henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä asioissa on Tietosuojavaltuutetun toimisto, Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki, puh. 029 566 6700, tietosuoja@om.fi.

6. Miten juuri sinun henkilötietojasi käsitellään?

A. Asiakkaamme

Mitä tietoja voimme kerätä sinusta?

Toimeksiantajan nimi ja/tai edustajan nimi, syntymäaika, yhteystiedot, henkilötunnus ja muut asiakkaan yksilöimiseksi tarpeelliset tiedot.
Rahanpesulainsäädännön edellyttämän toimeksiantajan tunnistamiseen ja tuntemiseen liittyvät tiedot kuten kopio henkilöllisyystodistuksesta
Toimeksiannon laatu
Asiakkaan vasta- ja myötäpuolia tai muita osapuolia koskeva henkilötiedot
Maksamiseen ja laskutukseen liittyvät tiedot, myös vakuutustiedot
Toimeksiannon hoitamisen yhteydessä saadut muut toimeksiannon hoitamiseksi tarvittavat henkilötiedot koskien esim. asiakkaan siviilisäätyä, perhesuhteita, työpaikkaa, varallisuutta ja velkoja.

Riippuen toimeksiannosta saatamme käsitellä myös erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia henkilötietoja, kuten terveyttä koskevia tietoja sekä ammattiliiton jäsenyyttä koskevia tietoja. Voimme lisäksi käsitellä rikostuomioihin ja rikkomuksiin sekä turvatoimiin liittyvien henkilöiden henkilötietoja.

Käsittelemme näitä tietojasi ainoastaan siltä osin,

kuin se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi,
mikäli asiakas on antanut nimenomaisen suostumuksensa näiden tietojen käsittelemiseen
käsittely koskee henkilötietoja, jotka asiakas on nimenomaisesti saattanut julkisiksi
käsittely on tarpeen rekisteröidyn tai jonkun toisen henkilön elintärkeiden etujen suojaamiseksi tilanteessa, jossa rekisteröity on fyysisesti tai juridisesti estynyt antamasta suostumustaan
muun lakisääteisen velvoitteen nojalla.

Miten keräämme tietosi?

Henkilötietosi kerätään lähtökohtaisesti sinulta itseltäsi.

Voimme kerätä tietojasi myös luottotieto-, yhdistys- tai kaupparekisteristä tai muista julkisista rekistereistä, muista julkisista lähteistä tai viranomaisilta tai voimme saada niitä muiden toimeksiantoon liittyvien osapuolten toimittamina.

Miksi käsittelemme tietojasi ja mikä on käsittelyn oikeusperusta?

Käsittelemme henkilötietojasi toimeksiannon aloittamiseksi ja hoitamiseksi (esimerkiksi esteellisyystarkistukset, asiakkaiden tunnistaminen ja tunteminen meitä velvoittavan Rahanpesulainsäädännön nojalla, sähköposti- ja muu kirjeenvaihto asiakkaan ja vastapuolen tai viranomaisen kanssa, laskutus) sekä täyttääksemme lakisääteiset velvoitteemme, jotka kohdistuvat meihin luvanvaraista asianajotoimintaa harjoittavana osakeyhtiönä.

Voimme käsitellä henkilötietojasi myös oman liiketoimintamme ja asiakassuhteidemme kehittämiseksi ja ylläpitämiseksi esimerkiksi olemalla sinuun yhteydessä uutiskirjeen välityksellä.

Toimeksiantojen hoitamisen edellyttämä henkilötietojen käsittely perustuu ensinnäkin asianajajan lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseen (asianajajalaki, hyvää asianajotapaa koskeva ohje, rahanpesulaki).

Käsitellessämme henkilöasiakkaidemme henkilötietoja käsittelymme perustuu myös tämän asiakkaan ja Susiluodon välisen sopimuksen täytäntöönpanoon tai toteuttamiseen.

Siltä osin kuin henkilötietojen käsittely ei perustu lakisääteiseen velvoitteeseen tai sopimuksen täytäntöönpanoon tai toteuttamiseen, käsittely perustuu Susiluodon oikeutettuun etuun toimeksiantotyön hoitamisessa sekä asiakkaan oikeutettuun etuun käyttää asiamiestä siviili- ja riitaprosesseissa, sopimusneuvotteluissa, oikeuksiensa valvonnassa.

Henkilötietojesi käsittely perustuu Susiluodon oikeutettuun etuun myös silloin, kun käsittelemme henkilötietojasi liiketoimintamme ja asiakassuhteidemme kehittämiseksi ja ylläpitämiseksi esimerkiksi olemalla sinuun yhteydessä uutiskirjeen välityksellä.

Kenelle tietojasi luovutetaan?

Luovutamme tietojasi eteenpäin kolmansille osapuolille ainoastaan, jos se on tarpeen toimeksiannon hoitoon liittyen tai lakisääteisten velvoitteidemme täyttämiseksi esimerkiksi luovuttaessamme tietoja Asianajajaliitolle tai viranomaisille.

Mikäli toimeksiannon hoitamiseksi on tarpeellista luovuttaa tietojasi EU/ETA-alueen ulkopuolelle, huolehdimme siitä, että tietojesi luovutus tapahtuu tietosuoja-asetuksen mukaisesti varmistamalla, että noudatamme Euroopan komission vastaavuuspäätöksiä tai tarvittaessa asianmukaisia suojatoimia kuten Euroopan komission laatimia mallisopimuslausekkeita, valvontaviranomaisen hyväksymiä käytännesääntöjä tai sertifiointimekanismeja. Tietojen luovuttaminen EU/ETA-alueen ulkopuolelle voi toimeksiannon hoitamisen yhteydessä olla poikkeustapauksessa mahdollista myös tietosuoja-asetuksen 49 artiklan mukaisissa erityistilanteissa, esimerkiksi mikäli siirto on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi tai olet antanut nimenomaisen suostumuksesi siihen.

Käytämme ulkoisia palveluntarjoajia, jotka voivat osana palveluansa käsitellä henkilötietoja meidän puolestamme (esimerkiksi ICT-palveluntarjoaja, toimeksiantojenhallinnointijärjestelmä, sähköinen allekirjoituspalvelu) ainoastaan tässä tietosuojaselosteessa mainituissa tarkoituksissa. Näissä tilanteissa olemme sopimuksilla varmistaneet, että palveluntarjoajat käsittelevät tietojasi ainoastaan soveltuvan tietosuojasääntelyn ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. Henkilötietoja ei näiden palveluntarjoajien toimesta luovuteta EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

Kuinka pitkään säilytämme tietoja?

Henkilötietojasi säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen toimeksianto- ja asiakassuhteen hoitamisen kannalta huomioiden myös meitä velvoittavan lainsäädännön sekä Asianajajaliiton antamat ohjeistukset. Rahanpesulainsäädännön nojalla kerättyjä tietoja säilytetään 5 vuotta. Toimeksiantoja koskevaa tarpeellista materiaalia säilytetään Asianajajaliiton arkistointiohjeen mukaisesti vähintään 10 vuotta toimeksiannon päättymisestä. Sen jälkeen säilytämme tietoja siltä osin kuin esteellisyyksien selvittämiseksi, asiakirjan luonteen huomioiden (esim. testamentti) ja työntekijöidemme oikeusturvan kannalta on tarpeen.

B. Työnhakija

Mitä tietoja voimme kerätä sinusta?

nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
asemasi yrityksessä ja yrityksen yhteystiedot
työhistoria, opintosuoristusotteesi, koulutustausta sekä muu harrastuneisuus tms. ansioluettelossa, työtodistuksissa tai työhaastattelussa antamasi tieto
ikä ja syntymäaika
kielitaito
muut toimittamasi henkilötiedot

Voit itse päättää, mitä henkilötietojasi luovutat meille rekrytointiprosessiin liittyen tai avoimen hakemuksen toimittaessasi. Mikäli jätät jotain pyytämiämme henkilötietoja toimittamatta se voi vaikuttaa siihen, pystymmekö arvioimaan soveltuvuuttasi tehtävään riittävällä tavalla.

Miten keräämme tietosi?

Keräämme henkilötietosi suoraan sinulta työhakemuksen ja työhaastelun kautta.

Voimme kerätä tietojasi myös ilmoittamiltasi suosittelijoilta.

Miksi käsittelemme tietojasi ja mikä on käsittelyn oikeusperusta?

Käsittelemme tietojasi rekrytointiprosessissa tai sinun lähettäessäsi meille avoimen työhakemuksen, jotta voimme arvioida soveltuvuuttasi haettuun tehtävään.

Käsittelymme perustuu oikeutettuun etuumme käsitellä tietoja rekrytointiprosessissa tai arvioidessamme avointa hakemustasi. Käsitellessämme tietojasi oikeutetun edun perusteella, otamme aina huomioon oikeutesi yksityisyyteen suhteessa edellä mainittuihin oikeutettuihin etuihisi.

Lisäksi käsittelymme voi perustua sopimuksen täytäntöönpanoon, jos tulet valituksi tehtävään. Tällöin käsittely perustuu sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä.

Kenelle tietojasi luovutetaan?

Tietojasi ei lähtökohtaisesti luovuteta kolmansille osapuolille.

Käytämme ulkoisia palveluntarjoajia, jotka voivat osana palveluansa käsitellä henkilötietoja meidän puolestamme (esimerkiksi ICT-palveluntarjoaja) ainoastaan tässä tietosuojaselosteessa mainituissa tarkoituksissa. Näissä tilanteissa olemme sopimuksilla varmistaneet, että palveluntarjoajat käsittelevät tietojasi ainoastaan soveltuvan tietosuojasääntelyn ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. Henkilötietoja ei näiden palveluntarjoajien toimesta luovuteta EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

Kuinka pitkään säilytämme tietoja?

Säilytämme henkilötietojasi enintään 2 vuotta rekrytointiprosessin päättymisen tai avoimen hakemuksen toimittamisen jälkeen, mikäli et tule valituksi tehtävään.

Mikäli tulet valituksi tehtävään informoimme sinua työntekijöiden henkilötietojen käsittelystä ja säilytysajoista.

C. Sidosryhmäläinen

Mitä tietoja voimme kerätä sinusta?

Etunimi, sukunimi, asema yrityksessä, sähköpostiosoite.

Miten keräämme tietosi?

Keräämme henkilötietosi joko suoraan sinulta tai henkilötietosi on voitu kerätä julkisista lähteistä kuten edustamasi yrityksen kotisivuilta.

Miksi käsittelemme tietojasi ja mikä on käsittelyn oikeusperusta?

Käsittelemme tietojasi, jotta voimme kehittää ammatillista verkostoamme ja esimerkiksi kutsua sinut järjestämiimme tapahtumiin.

Käsittely perustuu meidän oikeutettuun etuumme viestiä tapahtumista sekä markkinoida niitä ja kehittää ammatillista verkostoamme liiketoiminnan kehittämiseksi ja edistämiseksi. Käsitellessämme tietojasi oikeutetun edun perusteella, otamme aina huomioon oikeutesi yksityisyyteen suhteessa edellä mainittuihin oikeutettuihin etuihisi.

Sinulla on oikeus vastustaa sinuun kohdistuvia käsittelytoimia, kun käsittelemme henkilötietoja oikeutetun edun perusteella. Voit olla yhteydessä meihin osoitteessa info@susiluoto.com, jos haluat vastustaa tietojesi käsittelyä.

Kenelle tietojasi luovutetaan?

Tietojasi ei lähtökohtaisesti luovuteta kolmansille osapuolille.

Kuinka pitkään säilytämme tietoja?

Henkilötietosi passivoidaan, kun on kulunut kaksi vuotta siitä, kun olet ollut viimeisen kerran yhteydessä meihin. Tämä tarkoittaa sitä, että ainoastaan säilytämme henkilötietojasi. Tietosi poistetaan 2 vuoden kuluessa henkilötietojen passivoinnista, jos et ole ollut meihin yhteydessä.

7. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Voimme muuttaa tai päivittää tätä tietosuojaselostetta esimerkiksi säädösten, oikeuskäytännön tai omien käytäntöjemme muuttuessa. Ajantasainen tietosuojaseloste löytyy verkkosivuiltamme tai voit tutustua siihen toimistomme toimitiloissa.

8. Keneen voit olla yhteydessä tietosuoja-asioissa?

Kaikissa tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä pyydämme olemaan meihin yhteydessä sähköpostitse osoitteessa info@susiluoto.com.